辦公室整體搬遷
由舊址到新址的全套辦公傢俬、設備及文件搬運。
商業及企業搬運
寫字樓搬遷
夜間及週末作業，減少業務中斷
文件檔案・IT 設備・屏風拆裝・退租清場
- 免費上門評估
- 編號分區搬運
- 協助管理處申報
- 非辦公時間安排
服務內容
辦公室搬遷可安排的項目
由搬運本身，到退租清場與暫存都可一併處理。
文件及檔案搬運
文件櫃、檔案盒以編號方式分類， 新址按部門對應位置擺放。
IT 設備搬運
電腦、螢幕、網絡設備及伺服器櫃， 以防震物料包裝後搬運[web:117][web:121]。
屏風及工作枱拆裝
辦公屏風、組合枱及活動櫃拆卸， 新址按平面圖重新組裝[web:119]。
夜間及週末搬遷
在非辦公時間進行， 讓員工下一個工作日直接使用新辦公室[web:119]。
退租清場
舊址不再需要的辦公傢俬雜物清走， 詳見傢俬棄置[web:116]。
辦公室物品存倉
裝修或空窗期暫存辦公傢俬及文件， 詳見傢私寄存[web:116]。
管理處申報協助
協助處理商廈搬運申請、貨𨋢預約 及地台保護安排[web:124]。
籌備時間表
由簽新租約開始倒數
辦公室搬遷的前置工作，通常比搬運本身花更多時間。
規劃與決策
- 確認新址租約及交吉日期
- 成立搬遷負責小組並指定聯絡人
- 制定新辦公室平面圖及座位安排[web:122]
- 檢視舊址租約的還原條款
- 向搬運公司安排上門評估
裝修與網絡
- 安排新址裝修及間隔工程
- 預約電話線、寬頻及網絡佈線安裝
- 確認新址電力與插座位置足夠
- 訂購需要新增的辦公傢俬
- 確認搬遷日期並落實報價
申報與通知
- 向新舊商廈管理處提交搬運申請[web:124]
- 預約貨𨋢及確認可用時段
- 通知客戶、供應商及銀行新地址[web:116]
- 更改公司註冊及政府登記通訊地址[web:116]
- 安排更新名片、信封及網站資料
打包與清理
- 派發紙箱，員工自行整理個人物品
- 每箱標明部門、編號及新址位置[web:116]
- 清理過期文件，安排機密文件銷毀[web:121]
- 決定哪些舊傢俬棄置或回收[web:116]
- 確認搬遷當日的現場負責人
IT 備份與收尾
- 完成所有重要資料備份[web:120]
- IT 人員安排設備關機及拆線
- 清空茶水間及雪櫃
- 核對物品清單與新址平面圖
- 向員工發出搬遷當日安排通知
還原與驗收
- IT 設備接駁並測試網絡運作
- 核對箱數及設備是否齊全
- 安排舊址還原工程及交吉[web:121]
- 與業主完成單位交收
- 確認郵件已轉遞至新址
IT 設備處理
最不能出錯的一環
搬運前務必對所有重要數據進行完整備份， 避免在搬運過程中遺失[web:120]。 這一步應由公司 IT 人員或系統供應商負責， 不應假手於搬運方。
- 先備份後拆線： 完成備份並確認可還原，才開始拆卸設備[web:120]。
- 拍照記錄接線： 伺服器櫃及網絡設備背面的接線位置逐一拍照。
- 線材分袋編號： 每組線材綁好放密實袋，貼上對應設備名稱。
- 防震包裝： 主機、螢幕及伺服器以防震物料包裹，車廂內固定[web:121]。
- 機密資料自行攜帶： 備份硬碟及機密文件建議由公司人員親自帶走[web:117]。
- 預留測試時間： 新址接駁後應留足夠時間測試， 不要安排在開工前一小時。
網絡安裝是常見瓶頸：
電話線及寬頻的安裝檔期往往需要數星期，
如果搬遷當日網絡未通，
就算所有設備都搬好也無法開工。
建議在確認新址後立即預約。
商廈規例
管理處那一關，要提早處理
甲乙級商廈普遍設有搬運申報制度， 未辦妥手續當日可能無法使用貨𨋢[web:124]。
| 項目 | 常見要求 |
|---|---|
| 搬運申請書 | 列明搬運日期、時間及大約物品數量，通常需提前數個工作天遞交。 |
| 貨𨋢預約 | 指定時段獨立使用貨𨋢，部分商廈只容許非辦公時間進行大型搬運。 |
| 保險證明 | 要求搬運公司提供勞工保險及第三者責任保險文件[web:124]。 |
| 工人名單 | 提交當日進出人員名單，部分需辦理臨時出入證。 |
| 保護工程 | 在大堂、走廊及貨𨋢內鋪設地台與牆身保護物料[web:124]。 |
| 停車安排 | 指定上落貨區及停泊時限，超時或需另付費用。 |
| 按金 | 部分商廈要求繳付搬運按金，完成後無損壞才退還。 |
| 時段限制 | 涉及機動設備的大型搬運工程，一般只可在平日日間進行[web:126]。 |
兩邊都要辦：
新舊兩座商廈的規例往往不同，
需要分別向各自的管理處確認要求與可用時段。
建議在確認搬遷日期前先問清楚，
避免日期定了才發現當日不准搬。
收費結構
寫字樓搬遷費用由甚麼構成？
消委會曾指出，部分搬運公司收費沒有既定標準， 並會收取多項附加費， 網上報價與實際收費亦可能有落差[web:116]。
| 項目 | 影響因素 | 查詢時請提供 |
|---|---|---|
| 人手費用 | 按工作複雜程度及所需工人數目計算[web:120] | 辦公室面積及座位數目 |
| 車輛費用 | 按車輛規格、車數及行程次數計算[web:120] | 大型傢俬及設備清單 |
| 包裝物料 | 紙箱、氣泡紙及保護墊按實際用量計[web:120] | 是否需要代客入箱 |
| 屏風拆裝 | 需拆卸重裝的屏風、組合枱及櫃件數[web:116] | 屏風款式及數量 |
| 夜間附加費 | 在非辦公時間進行搬運時適用[web:120] | 希望的搬遷時段 |
| 假期附加費 | 公眾假期或週末作業[web:116] | 預計搬遷日期 |
| 樓梯及推路 | 貨𨋢不可用或上落貨點距離較遠[web:116] | 兩邊樓層及貨𨋢情況 |
| 多點搬運 | 需由多個地點收集或送往多個目的地[web:120] | 所有涉及的地址 |
| 清場棄置 | 舊址退租需清走的傢俬雜物數量[web:116] | 棄置物品清單 |
| 存倉費用 | 需暫存的物品體積及存放時間[web:116] | 預計存放期間 |
要求書面報價：
為免日後爭拗，
查詢時應要求列明所有費用細節[web:116]，
並確認哪些項目屬包含、哪些另計。
我們會在上門評估後提供清楚的項目分項。
服務流程
由評估到開工
每一步都設有負責人對接，減少溝通斷層。
- 免費上門評估 了解辦公室面積、座位數目、大型設備及兩邊商廈情況， 並確認貨𨋢與上落貨安排。
- 制定搬遷方案 按新址平面圖規劃搬運次序與分區編號， 並訂出時間表及所需人手車輛。
- 提供分項報價 列明各項服務與附加費， 確認後落實日期並協助準備管理處申報文件。
- 派發紙箱及編號 提早送達包裝物料， 員工按部門編號整理個人物品及文件。
- 搬遷前拆卸 IT 設備由公司人員拆線， 屏風、工作枱及儲物櫃由我們拆卸包裝。
- 非辦公時間搬運 鋪設通道保護、按編號分批搬運， 全程兩邊點算核對。
- 新址組裝定位 按平面圖重新組裝傢俬， 紙箱送到對應部門座位。
- 驗收與清場 與現場負責人核對清單， 並按需要安排舊址清場及還原。
常見搬運物品
辦公室物品一般涵蓋
特殊或重型設備請於查詢時另行說明。
辦公枱椅
屏風間隔
文件櫃
活動櫃
會議枱
接待處櫃枱
電腦主機
顯示器
手提電腦
伺服器櫃
網絡機櫃
影印機
碎紙機
電話系統
投影機
白板
茶水間電器
雪櫃
飲水機
保險箱
展示櫃
植物擺設
存貨及樣本
保險箱及夾萬：
屬重型物品，需獨立評估重量與通道條件，
處理方式與鋼琴搬運類似，
請於查詢時提供型號及尺寸。
寫字樓搬遷應該提早多久開始準備？
建議提早兩至三個月開始規劃。
除搬運本身，還涉及新址裝修、網絡與電話線安裝、
商廈管理處申報、舊址還原工程及地址更改[web:122]，
這些環節的前置時間往往比搬運本身更長。
為甚麼辦公室搬遷多數安排在夜間或週末？
主要為減少業務中斷，
讓員工在下一個工作日直接使用新辦公室[web:119]。
另外不少商廈亦規定大型搬運只可在指定時段
使用貨𨋢，因此非辦公時間作業同時是配合大廈規例。
商廈管理處需要事先申報嗎？
需要。大部分甲乙級商廈要求搬運前提交申請，
內容通常包括搬運日期時間、貨𨋢預約、
工人名單、保險證明及保護工程安排[web:124]。
新舊兩邊管理處的要求可能不同，應分別查詢。
IT 設備和伺服器怎樣處理？
搬運前應完成完整資料備份[web:120]，
並由公司 IT 人員或供應商負責關機、拆線及重新接駁[web:117]。
搬運方負責防震包裝與運送，
機密資料及細小硬碟建議由公司人員自行攜帶。
寫字樓搬遷費用如何計算？
主要按物品數量與體積、所需人手及車輛、
樓層與貨𨋢情況計算[web:120]，
再加上屏風拆裝、包裝物料、夜間或假日附加費
及退租清場等項目[web:116]。
我們會在上門評估後提供分項報價。
舊辦公室的還原工程可以一併安排嗎？
可以。退租多數要求將單位還原至交吉狀態，
包括拆走間隔、屏風及地毯並清走雜物[web:121]。
搬運與清場一併安排通常較有效率，
建議在報價時一併說明。
機密文件應該怎樣處理？
搬遷是清理過期文件的好時機。
需要保留的以密封箱編號搬運；
不再需要的機密文件應安排專門銷毀，
而非當作一般廢紙棄置[web:121]。
搬遷期間可以分階段進行嗎？
可以。部分公司會先搬非核心部門與儲存物品，
再於週末搬遷主要辦公區與 IT 設備。
分階段安排可進一步減低營運影響，
但需要更詳細的時間表規劃。